PARTICIPACIÓN COMO EXPOSITOR: CONDICIONES GENERALES
Primera: Organización
La organización de EXPOSECURITY® 2026 corresponde a Exposecurity World S.L., entidad designada para la promoción de los servicios de soporte necesarios para la comercialización y ejecución material del evento.
Segunda: Objeto del contrato
El presente contrato tiene por objeto la participación como expositor en el evento EXPOSECURITY 2026, que se celebrará en el Pabellón de Cristal de la Casa de Campo los días 5, 6 y 7 de noviembre de 2026, en horario de 10:00 a18:00 horas.
El presente contrato entrará en vigor en el momento de su formalización y se extenderá hasta la finalización del evento.
Los servicios básicos incluidos para el expositor son:
• Alquiler del espacio
• Seguros obligatorios (Responsabilidad Civil y Seguro de Daños)
• Pases de expositor
• Invitaciones
• Set de bienvenida
Dichos servicios podrán ser ampliados en función de las modalidades de participación expuestas en el apartado séptimo de las presentes condiciones generales.
Tercera: Normativa aplicable
Constituye la normativa de contratación y participación en EXPOSECURITY 2026 el conjunto de disposiciones y normas contenidas en los siguientes documentos:
• El presente Formulario de Participación en EXPOSECURITY 2026
• El documento Guía del Expositor de EXPOSECURITY 2026
• Los formularios anexos a la misma, que estarán disponibles en fechas más próximas a la participación en el evento
Cuarta: Participación
Podrán participar en EXPOSECURITY 2026 todas aquellas empresas, instituciones y entidades cuyas actividades estén incluidas en los sectores objeto de demostración.
La Organización se reserva el derecho de excluir a quienes incurran en competencia desleal u otra infracción del ordenamiento jurídico, así como a quienes cedan o subarrienden total o parcialmente el espacio contratado.
Quinta: Fechas y horario de celebración
Las fechas de celebración de la Feria serán los días 5, 6 y7 de noviembre de 2026, en horario ininterrumpido de 10:00 a 18:00 horas.
Fuera de este horario queda prohibida la presencia de público visitante, exceptuando al personal de los stands debidamente acreditado, que podrá acceder de 9:00 a 19:00 horas.
Sexta: Contratación y servicio de correos electrónicos de EXPOSECURITY® 2026
Para contratar su espacio como expositor en EXPOSECURITY 2026, deberá completar el siguiente proceso:
- Rellene el Formulario de Participación como expositor facilitado por la Organización.
- La Organización validará los datos recibidos y, si todo es correcto, procederá a remitirle la factura del primerpago, de acuerdo con los plazos explicados a continuación en la condición general octava.
- Una vez realizado el pago de la factura, deberá remitir a la Organización el justificante de ingreso o transferencia a info@exposecurity.net Dispone de un plazo de 30 días para ello. Transcurrido dicho plazo
sin haberse recibido el justificante, su Formulario de Participación como expositor quedará anulado, pudiendo la Organización adjudicar el espacio indicado a otro expositor. - Recibido el justificante del primer pago, su solicitud de participación en EXPOSECURITY 2026 quedará plenamente formalizada. A partir de ese momento, su Formulario de Participación como expositor en
EXPOSECURITY 2026, junto con el presente documento de Condiciones Generales firmado, pasará a constituir su contrato de participación como expositor.
Correo electrónico de la Organización:
• info@exposecurity.net → Buzón general para consultas de visitantes.
Séptima: Modalidades de participación, tarifas y servicios básicos incluidos
Existen 2 modalidades de participación como expositor en EXPOSECURITY 2026:
7.1 Alquiler de suelo + stand modular:
• Alquiler de suelo + stand modular de 9 m² (3×3): 2.025€
• Alquiler de suelo + stand modular de 18 m² (6×3): 4.050€
• Alquiler de suelo + stand modular de 36 m² (6×6): 6.480€
Añadir un 10% de IVA a los precios anteriores.
Los respectivos precios incluyen:
• Alquiler de espacio para stand abierto a uno o más pasillos según ubicación
• Montaje y alquiler de stand modular definido por la Organización, que consta de los siguientes elementos:
Estructura: stand modular de carpintería Instalación y consumo eléctrico estándar Moqueta ferial Rotulación básica con nombre Mobiliario:
- 3×3 1 mostrador + mesa alta + 2 taburetes
- 3×6 1 mostrador + mesa baja + 4 sillas
- 6×6 1 mostrador + mesa baja + mesa alta + 4 sillas + 3 taburetes
Canon de montaje exigido por Exposecurity World S.L. Seguros obligatorios (Responsabilidad Civil y Seguro de Daños) exigidos por Exposecurity World S.L. Pases:
- 9m2: 9 pases + 100 entradas
- 18m2: 12 pases + 100 entradas
- 36m2: 15 pases + 100 entradas
Perfil individual en la plataforma del expositor Desmontaje del stand Primera limpieza del stand
La eliminación, por parte del expositor, de algún elemento formativo o decorativo del stand no implica reducción del coste.
Todo el material utilizado está en régimen de alquiler y cualquier deterioro se facturará según la tarifa en vigor.
La empresa expositora deberá aportar todo el material gráfico necesario para el diseño y creación del stand.
Dicho material será entregado a la Organización tres meses antes de la celebración de la Feria.
7.2: Alquiler de suelo libre
- 15 m²: 2.250 €
- 30 m²: 4.500 €
- 50 m²: 7.500 €
- 75 m²: 11.250 €
Las superficies mencionadas son a modo de ejemplo. El coste por m² es de 150 €.
Se debe de añadir a los precios señalados un 10% de IVA
El precio mencionado en cada caso incluye:
• Seguros obligatorios (Responsabilidad Civil y Seguro de Daños) exigidos por Exposecurity World S.L.
• 36m2 a 150: 10 pases + 100 entradas
• 150 m2 a 300: 15 pases + 150 entradas
• Más de 300: 20 pases + 200 entradas
• Instalación y consumo eléctrico estándar
• Perfil individual en la plataforma del expositor
• El Canon de Montaje queda subvencionado por la promotora de la feria
(*) La empresa encargada de los trabajos de montaje de los stands de diseño libre deberá abonar a la Organización, en concepto de los servicios prestados por Exposecurity World S.L. durante el período de montaje y desmontaje de la Feria: servicio de asistencia sanitaria (ATS), tarifas reducidas en los servicios de restauración, inspección de instalaciones eléctricas, conexiones y suministro de electricidad durante el montaje y desmontaje, utilización y mantenimiento de cuartos de pintura, servicio personalizado de atención al montador y señalización individualizada de espacios.
La normativa técnica de construcción para los stands de diseño libre será facilitada por la Organización tras la formalización del contrato. Cualquier consulta se deberá dirigir a info@exposecurity.net
El proyecto del stand deberá ser presentado a la Organización para su aprobación.
Octava: Cuantía y forma de pago
1. El expositor abonará a Exposecurity World S.L. la cantidad establecida según la modalidad elegida, conforme a lo indicado a continuación (*):
• Primer pago: 25% + IVA (10%) a la confirmación como expositor en EXPOSECURITY 2026 y recepción de la correspondiente factura, con fecha límite el 15 de junio de 2026.
• Segundo pago: 25% + IVA (10%), fecha límite el 15 de agosto de 2026.
• Tercer pago: 50% + IVA (10%), con fecha límite el 15 de septiembre de 2026.
• Todos los expositores que alcancen la fecha límite del 15 de septiembre sin stand deberán abonar el 100% íntegro en dicha fecha para poder exponer en EXPOSECURITY 2026
(*) Para confirmaciones posteriores a las fechas límite indicadas por tramo, se acumularán los porcentajes de pago según indique la Organización, reduciéndose así el número de facturas.
8.2 : Según la legislación vigente en materia de Impuesto sobre el Valor Añadido, quedan exentas de IVA las empresas extracomunitarias, las intracomunitarias no españolas inscritas en el ROI (Registro de Operaciones Intracomunitarias), así como embajadas, consulados y organismos internacionales reconocidos por España.
8.3 : El pago se realizará a nombre de Exposecurity World S.L. a través de uno de los siguientes medios:
Transferencia bancaria o ingreso en cuenta a nombre de la compañía, entidad, ministerio o ayuntamiento correspondiente.
Es imprescindible indicar el número de factura. Deberá enviarse a la Organización el justificante de ingreso o transferencia al correo electrónico: info@exposecurity.net
Novena: Incumplimiento de plazos
En caso de que los pagos citados no se efectúen en los plazos establecidos, el expositor perderá todos los derechos sobre los espacios reservados, así como las cantidades entregadas, pudiendo la Organización ceder dichos espacios a otras empresas o disponer de ellos para uso propio.
Décima: Contratación de servicios adicionales para su participación
Adicionalmente a los servicios básicos detallados en el punto 7 del presente documento, incluidos en el precio del stand modular o del alquiler de suelo libre, cualquier expositor podrá contratar directamente otros servicios que figurarán en el Catálogo de Servicios de EXPOSECURITY 2026 para el evento, incluyendo aquellos ofrecidos exclusivamente por el centro ferial del Pabellón de Cristal de la Casa de Campo.
De conformidad con la normativa vigente, EXPOSECURITY 2026 informa a sus expositores de la cesión de sus datos a Exposecurity World S.L. para el envío del Catálogo de Servicios que comercializa el evento.
En caso de solicitar la prestación de algún servicio, los datos facilitados por el expositor se incorporarán a un fichero del proveedor de servicios con la finalidad de gestionar la prestación de los mismos.
Entre los servicios ofrecidos por EXPOSECURITY 2026 —que deberán contratarse directamente con dicha entidad— se encuentran: Internet, WiFi, limpieza de stand, entre otros.
Con suficiente antelación a la celebración del evento, la Organización facilitará una URL confeccionada por EXPOSECURITY con los servicios y tarifas ofrecidos para este evento en exclusiva.
• Plazo límite para la contratación de los servicios mencionados en el párrafo anterior: treinta (30) días naturales antes de la fecha de inicio del montaje. Exposecurity World S.L. se reserva el derecho de rechazar las solicitudes de servicios presentadas fuera de dicho plazo.
• En caso de solicitar la prestación de servicios dentro de los quince (15) días anteriores al inicio del montaje, durante el montaje o durante la celebración de la Feria, Exposecurity World S.L. aplicará un recargo del 25% sobre la tarifa establecida.
• En caso de anular un servicio dentro de los quince (15) días anteriores al inicio del montaje o durante el montaje o la celebración de la Feria, se abonará el 40% de la tarifa correspondiente. En caso de anular un servicio ya prestado, se abonará el 100% del coste del mismo.
Exposecurity World S.L. establecerá un control de entrada de mercancías para permitir el acceso únicamente a los expositores que hubieran contratado previamente los servicios solicitados a través del Catálogo de Servicios.
En la modalidad de contratación “Alquiler de suelo + stand modular”, los servicios adicionales de “instalación eléctrica” y “elementos de construcción” que el expositor desee añadir a lo ya incluido en el precio deberán solicitarse directamente a la Organización.
Adicionalmente, la Organización podrá ofrecer al expositor otros servicios, como la contratación de publicidad u otros, que serán facturados aparte, de acuerdo con los precios establecidos, y abonados íntegramente antes del 1 de octubre de 2026.
Undécima: Renuncia del expositor
Una vez formalizada su solicitud de participación de la manera indicada en el punto 6 del presente documento, la renuncia del expositor — tácita o expresa— a su participación en la Feria dará lugar a la pérdida de las cantidades abonadas.
Si la renuncia tuviera lugar en los sesenta días anteriores al 5 de noviembre de 2026, podrá exigirse el pago íntegro del espacio contratado, aun cuando este pueda ser ocupado posteriormente por otro expositor.
Duodécima: Pases de expositor
El pase de expositor es el documento que acredita como tal, siendo necesaria su presentación para cualquier gestión a realizar en la Feria.
Los pases de expositor serán entregados por la Organización una vez realizado el último pago, y se recogerán en la oficina de administración de la Feria a partir del día 3 de noviembre.
Para poder retirar los pases de expositor, será necesario acreditar estar al corriente de pago con la Organización.
Décimo tercera: Acreditación del personal
El expositor, así como las empresas que intervengan en el montaje, deberán tener al día los seguros sociales, impuestos y demás obligaciones laborales y fiscales previstas en la legislación vigente.
En caso de incumplimiento, las responsabilidades en que pudieran incurrir serán íntegramente asumidas por estos, declinando la Organización cualquier responsabilidad al respecto.
Décimo cuarta: Montaje y desmontaje
Las fechas y horarios de montaje se informarán en la Guía del Expositor.
No se autorizará la ocupación del espacio ni se hará entrega, en su caso, del stand modular al expositor que no lo haya abonado en su totalidad.
En el caso de stands de diseño libre, el expositor podrá solicitar a la Organización un presupuesto para la ampliación del horario de montaje. Tras su aceptación, recibirá la correspondiente factura. Dicha ampliación será efectiva únicamente tras el envío del justificante de pago de dicha factura, con una antelación mínima de 60 días al inicio del montaje de la Feria..
Transcurrido el período establecido para el desmontaje del stand, todos los materiales que aún permanezcan en el pabellón serán retirados por Exposecurity World S.L., perdiendo el expositor todo derecho a reclamación por pérdidas o daños en los mismos. Asimismo, los gastos relativos a su retirada serán por cuenta del expositor y serán facturados por Exposecurity World S.L. según las tarifas vigentes.
Décimo quinta: Instalación y decoración de los stands
Ningún elemento decorativo podrá sobresalir del perímetro del stand.
El expositor está obligado a respetar las disposiciones vigentes relacionadas con la decoración y el montaje de su stand que le hayan sido indicadas por la Organización. La eliminación o sustitución, por parte del expositor, de algún elemento formativo del stand modular o de los mostradores no implicará reducción del coste.
En los stands modulares o mostradores, todo el material utilizado, tanto estructural como eléctrico, está en régimen de alquiler, y cualquier deterioro se facturará según la tarifa vigente.
Adicionalmente, cualquier expositor podrá contratar servicios que figuren en el Catálogo dentro del área del expositor, cuyo acceso será facilitado por la Organización.
La empresa expositora deberá aportar todo el material gráfico necesario para el diseño y realización del stand, cuando sea necesario. Dicho material será entregado a la Organización tres meses antes de la celebración de la Feria.
Décimo sexta: Adjudicación de espacios
La asignación de espacios será competencia exclusiva de la Organización. Se tendrá en cuenta, en la medida de lo posible, la sectorización de la Feria, así como la fecha de solicitud, la armonía entre espacios y cualquier otra circunstancia que contribuya a la mejora de la Feria.
La Organización se reserva la facultad de modificar el emplazamiento si circunstancias excepcionales así lo exigieran, sin que ello genere derecho a indemnización para el expositor. En tal caso, se tratará de asignar un espacio que presente características similares al inicialmente asignado.
Décimo séptima: Obligaciones del expositor
17.1: Pago de las cantidades fuera de plazo
En caso de no efectuar el pago en los plazos establecidos, el expositor perderá todos los derechos sobre el espacio reservado, pasando dicho espacio a disposición de la Organización, que podrá ofertarlo a otras empresas. En todo caso, no se autorizará la ocupación del espacio de exposición mientras no se haya abonado la totalidad del mismo junto con los servicios correspondientes.
17.2: Prohibición de actividades peligrosas
Quedan prohibidas en todos los espacios del recinto ferial aquellas actividades que supongan un riesgo de accidente. Tanto en relación con los objetos expuestos como con los elementos de montaje de stands y decoración, se deberán cumplir todas las normas de prevención de riesgos laborales aplicables en su transporte, montaje, manipulación, funcionamiento y desmontaje.
17.3: Prohibición de cesión
No está permitida la cesión total o parcial de los derechos como expositor a terceros, que deberán ser exclusivamente las personas que firman y sellan el presente documento, salvo autorización previa de la Organización.
El incumplimiento por parte del expositor de las obligaciones recogidas en este punto determinará la pérdida de los derechos sobre el espacio asignado o no ocupado, pasando dicho espacio a disposición de la Organización, que podrá ofertarlo a otros solicitantes, sin que, en ningún caso, el expositor tenga derecho a indemnización o devolución alguna.
Décimo octava: Normativa aplicable
18.1: El expositor deberá cumplir toda la normativa aplicable a la participación en EXPOSECURITY 2026, especificada en el punto 3 del presente documento.
El expositor velará especialmente por el cumplimiento de las normas de seguridad de Exposecurity World S.L. y de las legalmente aplicables, de acuerdo con la legislación estatal, autonómica y local, incluida la vigente Ley de Prevención de Riesgos Laborales y su normativa de desarrollo. En relación con las normas generales de participación específicas de Exposecurity World S.L., estas estarán disponibles en la Guía del Expositor y serán de obligado cumplimiento.
18.2: El expositor declara conocer y aceptar las normas generales de participación específicas de Exposecurity World S.L. para expositores.
18.3: En materia de protección de datos, y de conformidad con la normativa vigente — Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales, que adapta la normativa española al Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016—, Exposecurity World S.L. informa de la recogida y tratamiento de los datos de carácter personal cuya finalidad es atender cualquier tipo de gestión relacionada con el expositor.
Los datos no se cederán a terceros, salvo por obligación legal o cuando la prestación de un servicio implique la necesidad de una relación contractual con un encargado del tratamiento. .
Todo expositor tiene derecho a acceder, rectificar o suprimir los datos erróneos, solicitar la limitación del tratamiento de sus datos, así como oponerse al mismo, entre otros derechos, contactando con la Organización por correo electrónico en info@exposecurity.net
Décimo novena: Normas de seguridad y limpieza
La Feria contará con un servicio de seguridad y vigilancia propio. La Organizac ión velará por la vigilancia de los pabellones, pero no se responsabilizará del material y objetos depositados en cada stand ni de los daños que puedan sufrir los objetos, muestras, materiales de montaje y exhibición antes, durante o después de la celebración de la Feria.
Tras el período de montaje, los viales de servicio deberán quedar despejados. El servicio de limpieza de la Organización podrá retirar cualquier elemento que se encuentre en las zonas comunes una vez finalizado el plazo de montaje.
Las empresas expositoras están obligadas a realizar la limpieza de su stand, pudiendo contratar este servicio a través de Exposecurity World S.L.
Se recomienda retirar los materiales al comienzo del desmontaje. La Organización no se responsabilizará de aquel material no asegurado que se extravíe durante el período de desmontaje.
Vigésima: Atención del stand
El expositor está obligado a atender su stand y a permanecer en él con los productos expuestos durante todo el período de duración de la Feria, en los horarios oficiales de apertura al público.
No está permitido el cierre temporal de los stands durante el período del almuerzo, debiendo el expositor establecer los turnos correspondientes para su correcta atención.
Durante los días de celebración, los expositores podrán acceder a sus stands a partir de las 9:00 horas y abandonarlos desde el cierre de la Feria hasta las 19:00 horas.
Vigésimo primera: Cambio de fechas o suspensión temporal por causas de fuerza mayor
Si, por motivos de fuerza mayor ajenos a la Organización, fuera necesario aplazar la celebración de la Feria a otras fechas dentro del ejercicio 2026, se devolverá el 50% del importe del stand.
El expositor, en ningún caso, perderá el 50% retenido, ya que su stand continuará reservado y las cantidades retenidas se aplicarán a la celebración de la Feria en la nueva fecha.
Si el aplazamiento implicara que la celebración de la Feria se retrasase a 2027, se devolverá el 70% del importe del stand.
El expositor, en ningún caso, perderá el 30% retenido, ya que su stand continuará reservado y las cantidades retenidas se aplicarán a la celebración de la Feria en la nueva fecha.
Vigésimo segunda: Permisos y licencias
El expositor deberá disponer de las licencias o permisos legalmente requeridos para la posesión, muestra o utilización de cualquier tipo de bienes objeto de exposición en el espacio asignado, así como entregar, en tiempo y forma, la documentación requerida por la Organización en los casos de armamento o material de defensa real o réplicas a tamaño real.
Vigésimo tercera: Jurisdicción
El presente formulario, una vez formalizada la solicitud y adquirido carácter vinculante, constituirá el contrato de participación en EXPOSECURITY 2026. Este contrato tiene carácter privado.
Para todas las cuestiones que pudieran surgir en relación con la interpretación y aplicación del mismo, las partes se someten a la jurisdicción de los Juzgados y Tribunales competentes de Madrid, con renuncia expresa a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles.